Как перевести сотрудников интернет-магазина на удаленку: советы, правила и проблемы, с которыми можно столкнуться

Кризис и карантин, связанные с вирусом COVID-19, влекут за собой изменение подхода ко всем рабочим процессам, в том числе и к управлению человеческими ресурсами. Предприниматели и HR-менеджеры вынуждены искать пути, с помощью которых можно будет обезопасить сотрудников от заражения, но не прекращать деятельность интернет-магазина. Оптимальным решением станет перевод персонала на удаленную работу. Нижеприведенный пакет рекомендаций поможет выполнить эту процедуру быстро, безболезненно, правильно.

Зачем переводить персонал на удаленную работу?

Вирус COVID-19 очень заразный. Носитель может заражать окружающих людей задолго до появления первых симптомов. Предупредить распространение вируса помогают средства индивидуальной защиты, однако намного безопаснее выполнять трудовые обязанности из дома. Нельзя забывать о вопросах комфорта, ведь из-за недоступности общественного транспорта многие специалисты просто не могут добираться до рабочего места каждый день. Поэтому удаленка становится палочкой-выручалочкой для владельца интернет-магазина и персонала.

Каких сотрудников можно перевести на дистанционную работу, а каких – нельзя?

Предварительно предприниматель и менеджер по кадрам должны провести мозговой штурм, выбрав специалистов, которые могут работать удаленно. В эту группу входит персонал, имеющий возможность выполнять свои обязанности из дома, но без ущерба для качества и продуктивности:

  • онлайн-консультанты;
  • менеджеры по работе с клиентами, заказами и закупкам, категорийные, другие;
  • сотрудники, осуществляющие поддержку работоспособности, наполнение сайта: программисты, веб-дизайнеры, контент-менеджеры, другие;
  • бухгалтер;
  • маркетологи, SMM-специалисты.

Все зависит от наполненности штата и задач, которые необходимо решать. На удаленку невозможно перевести курьеров, водителей, кладовщиков, грузчиков – специалистов, должности которых требуют личного присутствия на рабочем месте. Для этой группы персонала нужно внедрить гибкий график, способы доставки до офиса (склада) и домой. Нужно будет обеспечить всех средствами индивидуальной защиты в соответствии с правилами карантина.

Работа курьера в период карантина 

Несколько слов о неоплачиваемых отпусках

В условиях кризиса многие интернет-магазины сталкиваются с дефицитом заказов, поэтому не могут позволить себе выплачивать заработную плату всему персоналу. В этом случае целесообразно отправить часть специалистов в отпуск за свой счет, который может быть оформлен только по обоюдному согласию двух сторон – сотрудника и работодателя.

В стандартных ситуациях срок неоплачиваемого отпуска составляет 15 дней в году, на увеличение периода могут претендовать отдельные категории граждан, например, лица, которые осуществляют уход за ребенком в возрасте до 14 лет. В нынешних условиях работодатель может предоставлять этот вид отпуска на весь период карантина, стандартные 15 календарных дней в него включены не будут. Также сотрудник может использовать основной оплачиваемый отпуск, если это будет удобно для обеих сторон. До оформления отпусков рекомендуется получить консультацию юриста или экономиста, провести разговор с персоналом, изучить Постановление КМУ № 211 от 11.03.20 года.

Как перевести персонал на удаленную работу в период кризиса и карантина?

Если еще пару месяцев назад сотрудники неохотно уходили в неоплачиваемые отпуска и на дистанционную работу, то сейчас ситуация кардинально изменилась. События, происходящие в мире и на кадровом рынке в частности, пугают людей. Многие боятся потерять доход и заразиться вирусом, поэтому удаленный формат становится лучшим решением.

После составления списка специалистов, которые уйдут в неоплачиваемый отпуск, будут выполнять обязанности дистанционно или продолжат работу без изменений, необходимо провести совещание (можно создать видеоконференцию). С персоналом нужно общаться, что позволит:

  • избежать конфликтных ситуаций;
  • предупредить непонимание;
  • сохранить рабочие места;
  • поддерживать жизнеспособность бизнеса;
  • внести спокойствие и определенную долю уверенности, которые так важны для всех в условиях сложившейся ситуации;
  • правильно распределить обязанности и финансовые потоки, необходимые для выплат заработных плат, премий;
  • управлять человеческими ресурсами в период кризиса.

Сотрудникам, переведенным на удаленку, стоит рассказать об их правах:

  • сохранение заработной платы;
  • возможность взять оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск, а также больничный лист;
  • сохранение текущих должностных обязанностей. Увеличение или уменьшение нагрузки обсуждается в индивидуальном порядке.

Необходимо акцентировать внимание на том, что за удаленными сотрудниками сохраняются все социальные гарантии. Меняется только формат ведения деятельности. О переходе на дистанционную работу коллектив или отдельных специалистов нужно уведомлять за 2 месяца, о чем гласит Кодекс законов о труде Украины (статья 32). Безусловно, в текущей ситуации это правило соблюдать невозможно. Но есть лазейка: если инициатором удаленного формата является сотрудник, то ждать 2 месяца не нужно. Рассмотрим механизм перевода на удаленку по этой схеме:

  • сотрудник составляет заявление (форму можно скачать в интернете или написать от руки). В заявлении необходимо указать, что выполнение обязанностей будет осуществляться из дома, который базируется по такому-то адресу. Основа для заявления – Постановление КМУ № 211 от 11.03.20 года;
  • работодатель, получив заявление, готовит приказ о переводе на дистанционку, определив рабочее место по адресу, указанному заявителем. Если заявлений много, то можно сформировать общий приказ.

После выпуска и визирования приказа специалисты, написавшие заявления, могут работать удаленно. На составление заявлений и приказа тратится 10-15 минут, после выхода из карантина процедуру придется повторить в аналогичном порядке, что позволит вернуться к стандартному режиму.

До перевода на удаленку работодатель должен узнать о том, обеспечен ли специалист быстрым интернетом, персональным компьютером, телефоном. Некоторые предприниматели разрешают персоналу использовать рабочие гаджеты, особенно если речь идет о телефонах и ноутбуках, которые можно взять домой при условии бережного обращения.

Организация рабочих процессов для удаленных сотрудников

Перевод на дистанционный формат прошел успешно, настало время заняться организацией работы. Выполнение обязанностей из дома вносит в процесс легкие оттенки неформальности, поэтому в первые 3-5 дней персоналу будет сложно сосредоточиться. Избежать срывов сроков и халатного отношения поможет контроль, максимальная коммуникация. На первых порах необходимо выстраивать цепочки из задач: если один сотрудник не выполнит свой объем, то его будут торопить и контролировать коллеги. Рассмотрим другие инструменты, которые можно применять для планирования, отчетности и соблюдения трудовой дисциплины.

Тайм-трекеры

Тайм-трекер – один из самых жестких методов контроля, заключающийся в использовании специального софта. Он учитывает время, которое человек провел на том или ином сайте, отслеживает использование программ, движение мыши, а также может периодически делать фото или видео, запуская веб-камеру. Плюс софта заключается в том, что он позволяет рассчитывать рабочее время, контролировать выполнение поставленных задач, не дает сотрудникам расслабиться.

Программы реализуются на платной основе, чаще всего тарификация производится с учетом количества подключенного персонала. Такие меры могут использовать крупные корпорации, а для небольших или средних интернет-магазинов траты могут быть неподъемными. Еще один минус заключается в том, что тотальный контроль вызывает у персонала легкую панику и непонимание, а работа в состоянии стресса никогда не будет продуктивной.

Пример работы тайм-трекера 

Пример работы тайм-трекера 

Видеоконференции, чаты

Видеоконференции – это более простой и понятный способ коммуникации, который можно использовать бесплатно. Короткие совещания можно проводить один или несколько раз в день, если в этом возникает потребность. Еще одно хорошее решение – рабочий чат, в котором можно быстро делиться полезной информацией, обмениваться данными, решать другие деловые вопросы. Для коммуникации можно использовать следующие программы:

  • Skype;
  • Viber;
  • WhatsApp;
  • Google Hangouts.

Для обмена данными можно применять Google Docs, Sheets и Диск, которые обеспечивают определенную долю безопасности, позволяют работать с файлами с любых устройств. Если необходимо больше возможностей, то можно приобрести корпоративный пакет.

Skype совещание

Skype-совещание 

Безопасность

Удаленная команда должна применять безопасные пароли, сервисы. Для рабочих вопросов необходимо использовать домашний интернет, стараясь отказаться от подключения к публичным сетям.

Как еще можно отслеживать эффективность работы сотрудников?

Удаленные специалисты должны использовать методы самодисциплины, различные планировщики задач, инструменты для тайминга. В интернет-магазине работа кипит каждый день, ведь нужно закупать товары, общаться с клиентами, выполнять отгрузки – контролировать эти процессы несложно. Можно использовать следующие инструменты:

  • обязательное составление ежедневных или еженедельных отчетов о проделанной работе;
  • коммуникация с клиентами и поставщиками, позволяющая оценить качество выполнения задач: скорость ответа на звонок или сообщение, оказание помощи при выборе, темпы обработки заявок, другие;
  • оценка общей атмосферы в удаленном коллективе. Если кто-то начнет игнорировать свои обязанности, то рабочая цепочка разорвется, о чем владелец интернет-магазина узнает сразу же.

Руководитель и специалист по кадрам должны инициировать соблюдение режима дня в рабочее время. Именно они подают правильный пример, который возьмет на заметку удаленный персонал.

В заключение

Владелец интернет-магазина может в сжатые сроки перевести персонал на удаленку, что позволит остановить распространение COVID-19. Формат работы нужно оговаривать с каждым специалистом в индивидуальном порядке, чтобы избежать обид, конфликтов, жалоб в контролирующие органы.

Можно столкнуться с определенными сложностями при организации дистанционной работы, ведь ошибки приведут к срывам сроков, недовольству клиентов, снижению продаж. Необходимо использовать доступные инструменты, которые помогут наладить контроль, избежать психологической нагрузки и давления. Оптимальным решением станут закрытые чаты, видеоконференции, сбор данных и мнений во время общения с клиентами. Стоит сказать о том, что удаленный формат поможет взглянуть на сотрудников с другой стороны, даст возможность выявить самых продуктивных и тех, кто работает неудовлетворительно. Возможно, такие наблюдения повлекут за собой масштабные изменения в кадровом составе интернет-магазина.

Еще нет своего магазина?
Создайте интернет-магазин на платформе InSales
Всё для продаж уже внутри!
Возможно вам также будет интересно:

Вовлечь, удержать, продать: роль онбординга в развитии интернет-магазина

15.10.2020
Современный потребитель, который не получает достаточное количество информации, моментально уходит к конкурентам – туда, где все разложено по полочкам. Нечеткая...

8 эффективных способов, которые помогут повысить CTR сайта интернет-магазина в выдаче

13.10.2020
Каждый владелец интернет-магазина заинтересован в повышении количества органического трафика, который позволяет улучшить позиции сайта интернет-магазина и хорошо сэкономить на маркетинге....

Что такое квиз-маркетинг: понятие, стратегия, способы реализации, результат

08.10.2020
Современные клиенты требовательно относятся не только к качеству товаров, но и к рекламе, презентациям, красивой подаче. На фоне этого возрастает...

Черная пятница и Киберпонедельник: как подготовить интернет-магазин к грандиозным распродажам

06.10.2020
В конце ноября наблюдается резкий скачок покупательской активности, связанный с двумя самыми главными распродажами года. В этот период успешно продаются...

Бумеры, зумеры, миллениалы: как продавать товары клиентам из разных поколений

01.10.2020
Люди разного возраста имеют одинаковые поведенческие черты, которые нужно учитывать во время бытовой и деловой коммуникации. Их разделяют годы, однако...

Как креативно презентовать и продавать скучные товары в интернет-магазине: 10 смелых идей

29.09.2020
Интернет-магазины, продающие украшения, дизайнерскую одежду, товары ручной работы и другую интересную продукцию не сталкиваются с проблемой презентации. Сложнее приходится владельцам...

Как монетизировать хобби с помощью интернет-магазина: идеи для бизнеса

24.09.2020
Каждый человек имеет какое-то хобби, однако не все знают о том, как его монетизировать. Направление перспективное, ведь сегодня с помощью...

Недорогая и практичная упаковка для товаров: как сделать и где искать

22.09.2020
При получении заказа клиент невольно обращает внимание на упаковку. Она должна быть не только практичной, но и иметь более или...

15 товаров, которые легко продавать в любое время года

17.09.2020
Владельцы интернет-магазинов, в которых представлены сезонные товары, ежегодно сталкиваются с периодом низких продаж. Спад покупательской активности может затронуть другие ниши,...

Резкое падение трафика на сайте интернет-магазина: причины, признаки, способы решения проблемы

15.09.2020
Отрицательные показатели трафика способны вызвать шквал эмоций – от недоумения до легкой паники. Однако стоит отбросить в сторону волнение, ведь...

Начните бесплатно!

Получите все и сразу: поддержку 24х7, адаптивные шаблоны, рекомендации по продвижению

Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Самостоятельно ・ Без программистов ・ Надежный хостинг ・ Поддержка 24×7 ・ Готовые шаблоны дизайна・ Продвижение・ Интеграции оплаты, доставки и 1С