Налоговый, бухгалтерский, складской учет интернет-магазина: правила и особенности

Каждый предприниматель сталкивается с вопросами учета своего интернет-магазина. Даже сведущим в области бухгалтерии, налогов предпринимателям требуется некоторое время, чтобы понять как адаптировать обязательные процедуры для онлайн формы деятельности. Для понимания ключевых моментов бухгалтерской, налоговой, складской регистрации интернет-магазина, следует ознакомиться с материалами, собранными в данной статье.

Бухгалтерский учет онлайн-магазина, его особенности 

Продажа изделий через интернет особенно популярна в среде малого бизнеса. К этому есть две ключевые предпосылки:

  1. Получение более высокой доходности за счет минимизации расходов на аренду или покупку помещения для организации точки офлайн-продаж, содержание меньшего числа работников.
  2. Возможность предложения покупателям более конкурентоспособных цен благодаря минимизации издержек.

Несмотря на такие особенности, есть ряд обязательных процессов, перечень необходимых активов для успешного функционирования магазина. Они не отличаются от тех, что подразумевает стандартная розничная торговля в офлайн-пространстве. Например, наличие складского помещения. Даже если бизнес ведется исключительно посредством цифровой среды, предприниматель должен обладать той базой, где будет храниться весь предлагаемый им ассортимент. Прямым следствием данной необходимости становится потребность документирования подобных активов. 

бух учет это

Ведение бухучета работающего в сети магазина требует проведения большого числа разнообразных операций. Существует несколько способов осуществления подобной работы: наем бухгалтера, самостоятельное ведение, аутсорс.

Хранение товаров, их движение 

Стоит напомнить, что бухучет обязаны вести все хозяйствующие субъекты Украины, вне зависимости от формы деятельности. Магазины не являются исключением, ведь являются юридическими лицами или предпринимателем. Каждый из этапов повседневной работы подразумевает свой перечень обязательных для оформления документов:

  1. Поступление товара. Для заведения его в общую систему регистрации нужна первичная документация, которой является товарная накладная. На основании ее ведется прием, ввод в базу учета.
  2. Заказ товара покупателем. Процедуры оформления, подтверждения, оплаты обязательно должны прописываться на одном из разделов интернет-магазина.
  3. Отгрузка товара. Здесь снова нужна товарная накладная, выступающая основанием для списания со складского реестра конкретного изделия. Документ является подтверждением отгрузки номенклатурной единицы.
  4. Доставка товара. Подтверждением получения заказа является прием клиентом груза по товарной накладной. Документ содержит информацию о ключевых спецификациях изделия, количестве единиц, основные данные о получателе, отправителе.

Оплата 

В общей цепочке действий отдельное внимание стоит уделить подтверждению получения платежа. Проводиться он может онлайн, при самовывозе наличными, наложенным платежом при отправке почтовым отправлением. Возможно использование безналичного расчета. Тогда нужно документировать доходы юридического лица, подготовить подтверждающие документы поставки:

  • товарная накладная;
  • счет;
  • счет-фактура (если деятельность ведется с НДС).

При наличном способе взаиморасчетов требуется подготовка чеков об оплате. Придется пройти процедуру регистрации контрольно-кассового аппарата. Она аналогична той, что проходят офлайн-магазины. Освобождаются от приобретения ККТ плательщики единой пошлины физлица и точки продаж, если выручка за год находится на уровне ниже 1 млн гривен. Не будут нести ответственность за отсутствие кассы магазины, продающие изделия собственного производства, выдающие при покупке приходно-кассовый чек.  

Расходы интернет-магазина 

Любой хозяйствующий субъект должен учитывать прибыль, затраты для составления отчетности перед надзорными органами, правильной калькуляции размеров пошлин, анализа деятельности компании, планирования финансовых операций. 

Список расходов магазина может содержать следующие затраты:

  • оформление сайта силами подрядных предприятий;
  • услуги по продвижению, размещению рекламы;
  • техническое обслуживание сайта;
  • сотрудничество с системами электронных платежей, взимающих комиссию за операции;
  • осуществление курьерской доставки.

Это не все виды затрат интернет-магазина, лишь наиболее частые. Каждая из аналогичных позиций требует задокументированного подтверждения понесенных расходов (акт приема-передачи, договора, накладные, прочее).

расходы интернет магазина

Налоговый учет интернет-магазина 

Метод налогообложения влияет на способ осуществления бухучета. Система расчета налогов может использоваться упрощенная или общая. Последняя форма не имеет ограничений по видам деятельности, размерам прибыли, штату наемных сотрудников. Минусами данного вида является обязательное использование регистратора расчетных операций, отчисление 22% ЕСВ от дохода. С текущего года предусмотрена оплата минимального страхового платежа. Он составляет 819 гривен. 

Упрощенную систему налогообложения могут использовать далеко не все хозяйствующие субъекты. Она доступна сельхозпроизводителям, предпринимателям с доходом в год до уровня 5 млн гривен. Все юридические лица на УСН разделены на 4 группы, с разными ограничениями по количеству найма сотрудников, размеру уплачиваемой пошлины. 

Стоит понимать, что для подготовки отчетности перед контролирующими налоговыми органами, требуется собирать все без исключения документы, подтверждающие любую хозяйственную операцию. Значительно упрощается данный процесс за счет сотрудничества со службами по доставке. Тогда они выступают как агенты, которые принимают от покупателя оплату, осуществляют выдачу чеков, а доход перечисляют на расчетный счет магазина.  

Складской учет

Подобный вид регистрации ТМЦ требуется, чтобы организовать корректную работу бухгалтерии, а также грамотное функционирование самого онлайн-магазина. Отражение всех без исключения операций, связанных с  любым движением товаров, облегчает работу менеджеров, позволяет предотвратить возникновение конфликтных ситуаций, когда заказывается уже закончившаяся позиция. 

Складской реестр ведется посредством составления приходных документов, бумаг, подтверждающих списание. Удобно использовать специализированные программы (1С, Мой Склад, прочие).

складской учет

Нужен ли бухгалтер онлайн-магазину 

Многие предприниматели желают сэкономить, отказавшись от работы профессионального специалиста, способного вести регистрацию хозяйственных операций, составлять налоговые отчетности. Подобное решение является целесообразным для начинающих магазинов с небольшим оборотом. Если владелец знает основы бухгалтерского дела, то может какое-то время взять данные обязанности на себя. 

Для организации работы крупного интернет-магазина с общей схемой налогообложения требуется отдельный сотрудник. Формирование бухгалтерии потребует значительных расходов, включающих:

  • оплату труда специалиста;
  • создание рабочего места;
  • приобретение лицензированных программ.

Сэкономить и упростить данную часть организации работы возможно за счет обращения к аутсорсинговым услугам или найма сотрудника, работающего удаленно. Ведение складского реестра можно делегировать менеджерам, которые посредством облачных сервисов могут получать первичные документы, синхронизировать остатки.

Поэтапная организация бухучета онлайн-магазина

Магазины, работающие в сети, должны выбрать адекватную обстоятельствам, особенностям своей деятельности систему налогообложения, подготовить корректную политику ведения складского, бухгалтерского, налогового учетов. Каждый из этих этапов требует отдельного детального рассмотрения.

Выбор системы налогообложения

Проанализировав общую и упрощенную схему, удается прийти к выводу, что большинству интернет-магазинов наиболее приемлемой является форма УСН. Существует две базовые причины:

  1. В случае выплаты упрощенных налогов не требуется уплата налога на имущество, сами ставки ниже. Таким образом, достигается существенная экономия.
  2. Ведение бухгалтерии по УСН не подразумевает столь большого количества усилий, как при ОСН. Подобное положение позволяет сократить расходы на наем отдельных специалистов, прочие затраты, связанные с организацией бухгалтерии.

плюсы усн

Таким образом, если онлайн-магазин имеет малочисленные или средние обороты, стоит отдать свое предпочтение так называемой упрощенной системе. Выбрать ее могут предприниматели, соответствующие следующим критериям:

  1. Годовой оборот не превышает размера 300 тысяч гривен. Налоговая ставка будет исчисляться в размере 1-10 долей от минимальных заработных плат в стране. Наем сотрудников невозможен.
  2. Годовой оборот до 1,5 млн гривен. Штат может содержать не более 10 работников. Налог будет исчисляться по ставке 2-20% от минимального прожиточного минимума.
  3. Годовой оборот до отметки 5 млн гривен. Количество работников не имеет ограничений. Ставка налога выбирается исходя из наличия НДС. Она может устанавливаться в диапазоне 3-5%.

В первых двух случаях налоговым периодом будет считаться год, а для предпринимателей с наиболее высокими оборотами — квартал. Онлайн-магазины с доходом до 1,5 млн гривен уплачивают налог на ежемесячной основе как авансовый платеж. Для остальных выплаты производятся на ежеквартальной основе.

Организация бухгалтерского, налогового учетов

После того как выбор системы налогообложения сделан, необходимо определить каким образом структурировать порядок ведения бухучета, какие инструменты, программное обеспечение потребуется. Чтобы ответить на все эти вопросы, нужно понимать список совершаемых в ходе работы онлайн-магазина процедур, перечень документов для их проведения, оформления. 

В большинстве своем продажа товаров, изделий посредством интернета подразумевает следующие расходы:

  • техническое поддержания работы веб-ресурса;
  • закупка товаров;
  • хранение;
  • услуги доставки;
  • возврат товара в случае его непригодности;
  • рекламные, другие затраты.

Для обеспечения всех этих расходов достаточной документальной базой, фиксирования получаемых доходов, необходимо проведение множества операций. Ведение бухучета онлайн-магазина требует осуществления следующих процедур:

  1. Составление, заключение договоров, соглашений.
  2. Подготовка товарных накладных.
  3. Осуществление оплаты через кассу хозяйствующего субъекта.
  4. Перечисление обязательных платежей, в том числе и налоговых.
  5. Составление, направление отчетности надзорным, контролирующим органам.
  6. Начисление заработной платы.

Каждая из подобных процедур должна быть подкреплена документально. Нужные бумаги должны оформляться в печатном и электронном виде одновременно. Подтверждением легитимности документов является наличие подписи ответственных лиц.

Легитимность

В качестве заключения

Каждый интернет-магазин является хозяйствующим субъектом (юридическим лицом или предпринимателем), а потому обязан вести бухучет. Данный процесс невозможен без организации грамотного складского реестра. 

В проведении подобных операций, уплаты налогов, взаимодействия с контролирующими структурами без специальных знаний, навыков не обойтись. На первое время стоит отказаться от найма бухгалтера или передать его полномочия сотруднику, работающему удаленно. По мере роста оборотов придется задуматься об организации полноценной бухгалтерии. 

Ключевая сложность организации учета интернет-магазина заключается в выборе наиболее подходящих систем, разработки стратегии его ведения. В остальном бухгалтерия, налогообложение, отслеживание движения ТМЦ не представляет серьезных сложностей, если на начальном этапе процесс был правильно структурирован, организован.

Еще нет своего магазина?
Создайте интернет-магазин на платформе InSales
Всё для продаж уже внутри!
Возможно вам также будет интересно:

Реферальный маркетинг для интернет-магазина: виды, принцип работы, советы по внедрению

07.07.2020
Реферальный маркетинг – новый для российского рынка инструмент, позволяющий привлекать клиентов с помощью старых заказчиков и пользователей, заинтересованных в получении...

Правила, виды и методы проведения конкурсов в интернет-магазинах

02.07.2020
Для раскрутки интернет-магазина, оживления аудитории, повышения объемов продаж и реализации остатков товаров используются конкурсы. Они имеют глобальное значение, позволяя привлечь...

Как обрабатывать негативные отзывы от клиентов интернет-магазина: советы, правила, стратегия

30.06.2020
С негативными отзывами периодически сталкиваются все владельцы интернет-магазинов. Паниковать и проявлять агрессию не стоит, иначе можно приобрести плохую репутацию и...

Как интернет-магазинам бороться с демпингом: пакет антикризисных рекомендаций

25.06.2020
С понятием демпинг хоть раз в жизни сталкивался каждый предприниматель. Такая тенденция связана с высокой конкуренцией на рынке, в ее...

Парсинг для интернет-магазина: правила выполнения, плюсы и минусы, программы и скрипты, результаты

23.06.2020
Сбор и структуризация данных – достаточно сложный процесс, требующий временных затрат. Однако можно отказаться от выполнения работы вручную, сделав выбор...

Что такое мониторинг цен конкурентов интернет-магазина: задачи, цели, плюсы и минусы метода, инструменты

18.06.2020
Мониторинг цен конкурентов – не новый, но отлично работающий метод. 15-20 лет назад на разведку в магазины конкурентов ходили прототипы...

Товарный знак интернет-магазина: полезная информация и пошаговое руководство по регистрации

16.06.2020
Сделать интернет-магазин популярным и узнаваемым помогает уникальное название с фирменным логотипом. Но мало придумать запоминающийся образ бренда: его нужно еще...

Как увеличить органический трафик: 14 работающих способов

11.06.2020
Органический трафик сайт интернет-магазина получает за счет переходов, выполняемых непосредственно из поисковых систем. Посетители, пришедшие на сайт из поисковой выдачи,...

Стоимость привлечения клиента для интернет-магазина: что это за показатель, как и зачем его рассчитывать

09.06.2020
В онлайн-бизнесе есть много метрик, которые необходимо постоянно отслеживать. Они показывают, насколько эффективен проект, на что стоит обратить внимание и...

ABC и XYZ-анализ ассортимента интернет-магазина: схема, этапы проведения, плюсы и минусы

04.06.2020
Рано или поздно представители бизнеса сталкиваются с потребностью изучения ассортимента и ранжирования позиций в порядке приоритетности. В этом случае целесообразно...

Начните бесплатно!

Получите все и сразу: поддержку 24х7, адаптивные шаблоны, рекомендации по продвижению

Создайте интернет-магазин за 1 день
Все для продаж уже внутри
Самостоятельно ・ Без программистов ・ Надежный хостинг ・ Поддержка 24×7 ・ Готовые шаблоны дизайна・ Продвижение・ Интеграции оплаты, доставки и 1С